Général
Pour vous connecter à Osmose, vous rendre à l'adresse: osmose.crchudequebec.ca. L'accès à Osmose est possible de l'externe via une connexion internet.
Utilisez vos identifiants habituels Microsoft 365 CRCHU ou UL.
Nous sommes en discussion avec le MSSS pour permettre l'utilisation des identifiants Microsoft 365 MSSS/CHU pour s'identifier à Osmose. Nous vous tiendrons au courant des résultats de nos démarches dès que possible.
Aucune donnée sensible n'est accessible en « clair » dans Osmose. Elles sont toutes caviardées:
- Dans l’interface
- Dans la base de données.
Seules les demandes de changement en attente d’approbation sont non caviardées mais sont encryptées.
Définitions:
- Caviardage = Masquage des informations jugées confidentielles ou sensibles, le plus souvent en les biffant d'une large bande noire, avant la diffusion ou la transmission d'un document. En informatique: cela correspond à l'utilisation des petites étoiles ***.
- Cryptage: Opération qui consiste à sécuriser l'accès à des données via un code.
Informations
Si vous rencontrez un problème d'accès ou technique avec Osmose, veuillez faire une demande en ligne sur support.crchudequebec.ca.
Coordonnées
Dans la section Coordonnées,
- Cliquer sur l'onglet correspondant au type de coordonnées à mettre à jour (Téléphones, Adresses postales, Adresses courriel ou Contacts d'urgence).
- Cliquer sur le bouton du crayon au bout de la ligne de coordonnées à modifier.
- Apporter les modifications dans la fenêtre qui apparait.
- Cliquer sur "Mise à jour" pour enregistrer le changement, "Fermer" pour quitter sans enregistrer ou cliquer sur le logo de la poubelle pour supprimer l'information.
Le logo du sablier devient orange, annonçant que l'information est en attente d'approbation par les équipes de la Direction de la Recherche.
Une fois que le changement aura été approuvé par la Direction de la recherche et importé dans la base de données Agora, le logo du sablier deviendra gris.
Dans la section Coordonnées,
- Cliquer sur l'onglet correspondant au type de coordonnées à mettre à jour (Téléphones, Adresses postales, Adresses courriel ou Contacts d'urgence).
- Cliquer sur le logo orange du sablier.
- Une fenêtre apparait et indique le statut et la date de la demande.
- Dans le cas de modification, pour en avoir le détail, cliquer sur la flèche devant le statut de la demande.
Dans la section Coordonnées,
- Cliquer sur l'onglet correspondant au type de coordonnées à mettre à jour (Téléphone, Adresse civiques, Adresse courriel ou Cas d'urgence).
- Cliquer sur le logo orange du sablier.
- Une fenêtre apparait indiquer le statut et la date de la demande.
- Cliquer sur le bouton avec la croix au bout de la ligne.
- Une nouvelle fenêtre apparait demandant la confirmation d'annuler la demande de changement.
- Cliquer sur oui pour confirmer ou sur non pour retourner à la fenêtre précédente sans changement.
Votre demande de changement est envoyée vers la base de données de la Direction de la recherche Agora à l'intérieur de 10 minutes.
L'information est ensuite approuvée par les équipes de la Direction de la recherche. Le délai visé d'approbation est de 24h à 72 heures. Cependant, certaines circonstances peuvent entrainer un délai plus long (périodes avec haut volume de traitement comme les débuts de session, périodes des vacances, etc.).
La confirmation revient ensuite vers Osmose et apparait dans votre dossier 1h après la confirmation.
- Pour les employés du CHU de Québec-Université Laval, oui, en cas de changement, les RH du CHU de Québec-Université Laval doivent également être informées, via Logibec. Vous pouvez vous référer aux instructions du portail RH du CHU de Québec - Université Laval.
- Pour les étudiants de l'Université Laval, assurez-vous de faire le suivi nécessaire auprès de l'Université dans Capsule.
- Pour les chercheurs, veuillez effectuer votre changement auprès de l'Université et/ou de l'établissement le cas échéant.
Malheureusement, certaines contraintes empêchent actuellement une synchronisation entre les systèmes.
Informations
Intervalle de mise à jour : 1 heure après approbation.
Source des données : Agora.
Toute modification de coordonnées demandée via Osmose n'est transmise qu'au service RH du CRCHU de Québec. N'oubliez pas d'informer les autres organisations (UL, CHU : selon votre statut) de vos changements de coordonnées.
Financements
Les financements qui apparaissent proviennent d'Agora qui est alimenté par SIRUL. Il s'agit plus précisément des:
- subventions sur lesquels vous êtes identifié comme chercheur principal, co-chercheur ou chercheur associé, peu importe le lieu de la recherche.
- partenariats sur lesquels vous êtes identifié comme chercheur principal, co-chercheur ou chercheur associé, dont le lieu de la recherche est le CHU de Québec-Université Laval.
- contrats sur lesquels vous êtes identifié comme chercheur principal, co-chercheur ou chercheur associé, dont le lieu de la recherche est le CHU de Québec-Université Laval.
Si vous avez des activités de recherche dans d'autres centres (CRIUCPQ, VITAM, etc.), il est donc normal que certains des financements n'apparaissent pas dans Osmose, dans les cas de partenariat et de contrat dont le lieu de la recherche n'est pas au CHU de Québec-Université Laval (confidentialité des données).
Les chercheurs ayant comme titre de fonction universitaire "Chargé d'enseignement clinique" n'auront pas de financement indiqué.
De base, le système affiche tous les financements décrits ci-dessus que vous avez obtenu (en cours et passés), que vous soyez chercheur principal ou co-chercheur.
Oui. Vous pouvez filtrer par mot clés, selon votre rôle sur le projet (chercheur responsable, co-chercheur ou associé) ou le statut du financement (en création, accepté ou refusé).
Oui, il est possible d'exporter vos données en fichier Excel, en cliquant sur le logo Excel, en haut à droite du tableau de financements.
Cela téléchargera un fichier Excel.
Outre les informations décrites à la question "À quoi correspondent les différentes informations?", il comportera les renseignements ci-dessous:
- Établissement gestionnaire = Établissement qui gère les fonds lorsque ce n’est pas Université Laval ou le CHU qui est le responsable de la subvention.
- Responsable=
- Chercheur responsable du financement lorsqu'il est administré dans un établissement affilié à l'Université Laval
- Responsable identifié par l'Université Laval lorsque le financement est administré par des établissements en dehors de la région de Québec.
- Le responsable pouvant changer au cours du temps, il est donc possible d'avoir plusieurs noms dans cette colonne.
- Récipiendaires = co-chercheurs du financement.
- Les dates de début et de fin des approbations éthiques lorsqu'applicable.
1 = Numéro de SIRUL
2 = Type de financement.
- Contrat = Entente négociée dans laquelle, afin de participer à un projet de recherche, chacun s’engage à fournir une expertise, un produit, du matériel ou de l’argent:
- Entente légale,
- Sujet axé sur des besoins du partenaire (privé ou public),
- Livrables bien ciblés,
- Termes et conditions spécifiques sur la propriété intellectuelle, les livrables, etc.
- Subvention = Assistance financière accordée par un organisme subventionnaire pour la réalisation de travaux d’un projet de recherche mis de l’avant et entièrement élaboré par un chercheur:
- Projet généralement évalué par comité de pairs,
- Projet orienté par le chercheur,
- Souplesse dans les livrables et le budget.
- Partenariat = Projet où il y a plus d’une organisation qui participe au financement ou à la réalisation du projet.
3 = Date de début du projet.
4 = Date de fin du projet.
5 = Titre du projet
6 = Chercheurs du projet
En cliquant sur le logo des doubles flèches qui s'ouvrent, des informations additionnelles apparaissent:
7 = Comptes CHU lorsqu'applicable. Si le projet compte plusieurs comptes (incluant de différents chercheurs), ils apparaitront tous. Les comptes entre parenthèse représente les comptes liés aux financements subsidiaires.
8 = Lieu de la recherche = Lieu où est réalisée la recherche.
9 = Organisme gestionnaire = Organisme qui est responsable du programme du financement.
10 = Organismes subventionnaires = Organismes qui financent le projet.
11 = Éthique et déontologie = statut des risques éthiques. En passant sur le risque, un petite fenêtre apparaît et indique le statut:
Les logos et leur couleur à côté du risque indique le statut:
- Rose avec point d'interrogation:
- En attente: Le chercheur a déclaré que ce risque s’appliquait à son projet, mais le comité n’a pas émis sa décision.
- Envoi #1, #2, #3: Le chercheur a reçu la déclaration du chercheur, mais n’y a pas répondu.
- Bleu-vert avec coche (check mark):
- Approuvé: Le comité a approuvé le projet au niveau éthique.
- Renouvelé: Le comité a accepté le renouvellement du certificat éthique.
- Gris avec tiret:
- Non applicable: Le chercheur déclare que le risque spécifique n’est pas applicable à ce projet de recherche. Avant mai 2023, la plupart des projets dont les fonds étaient gérés au CHU de Québec-Université Laval étaient indiqués "Non applicables".
- Exonéré: La personne qui a fait la saisie à SIRUL a déclaré que le projet est exonéré (ex: FCI) et le chercheur ne reçoit pas la déclaration du chercheur
- Gris avec coche (check mark): en renouvellement. Le chercheur a déposé ses documents et le comité est en cours d’analyse de la demande de renouvellement.
Informations
Sources des données : SIRUL et Agora.
Intervalle de mise à jour : 24h (SIRUL), 1h (Agora).
Si jamais vous détectez une anomalie dans votre liste de financements, veuillez contacter octrois@crchudequebec.ca.
Formations
Les formations qui apparaissent proviennent d'Agora, le système d'information de la Direction de la recherche (DR), qui est alimenté par l'ENA et les équipes Infrastructure et RH de la DR.
Oui, vous pouvez filtrer vos formations par mot clé.
Pour le moment, l'exportation n'est pas possible.
La fonctionnalité sera ajoutée dans une version ultérieure.
Informations
Source des données : ENA et Agora
Intervalle de mise à jour : 7 jours (ENA), 1h (Agora)
Si jamais vous détectez une anomalie dans vos formations, veuillez contacter formations@crchudequebec.ulaval.ca.
Publications
Les publications qui apparaissent proviennent d'Agora, le système d'information de la Direction de la recherche (DR), qui est alimenté par PubMed et par l'équipe Performance de la DR.
Il s'agit plus précisément des publications pour lesquelles vous avez été relié à une publication par l'équipe Performance.
Une correspondance avec un auteur ou un investigateur est identifiée (reliée à la publication) s’il remplit les critères suivants:
- Dispose d’un statut chercheur, étudiant et/ou est un employé actif du CRCHU
- Un chercheur, étudiant ou un employé continuera à être matché dans les publications jusqu’à une année calendaire après la date de son départ.
Pour les étudiants, l'association a été faite à partir de 2018 et pour les employés à partir de septembre 2021.
Pour le moment, les données des étudiants dans les programmes en résidence ne sont pas répertoriées.
Oui, vous pouvez filtrer les résultats affichés par mots clés (titre), par titre de revue ou livre et par année de publication.
Oui, il est possible d'exporter vos données, en cliquant en haut à droite:
- En Excel
- En Bibtex
- En RIS
1 = PUB = Identifiant de la publication.
2 = Nombre de citations selon Dimension.
3 = Titre de la publication.
4 = Liste des auteurs.
5 = Référence de la publication.
6 = Lien DOI lorsque disponible.
7 = Lien PubMed lorsque disponible.
8 = Logo indiquant que la publication est en libre accès.
Informations
Intervalle de mise à jour : 1 heure.
Sources des données : Agora, PubMed, Dimensions, Unpaywall et autres sources bibliographiques.
Si jamais vous détectez une anomalie dans votre liste de publications, veuillez contacter soutien.doc@crchudequebec.ulaval.ca.
Paramètres
Oui, vous pouvez déléguer vos accès à un autre membre du centre de recherche.
Dans la section "Paramètres", dans le tableau des permissions, la dernière colonne vous donne la possibilité de déléguer certains droits.
- Cliquer sur le logo "Déléguer" au bout de la ligne.
- Une fenêtre apparaît.
- Taper le nom de la personne à qui les accès sont délégués.
- Cocher ou décocher le type d'accès que vous souhaitez accorder.
- Cliquer sur "Déléguer" pour confirmer.
Oui, en cliquant sur l'onglet "Délégations" vous aurez la liste des accès que vous aurez octroyez.
Outre ces personnes, seuls les administrateurs du système (certains membres de l'équipe TI de la Direction de la recherche), peuvent avoir accès à votre dossier.
Oui, vous pouvez modifier les accès que vous avez octroyez.
- Dans la section Paramètres, cliquer sur l'onglet Délégations.
- Sélectionner sur le bouton du crayon au bout de la ligne de la délégation à modifier.
- Modifier ou supprimer l'accès octroyé.
Oui. Lorsqu'une personne change ou quitte son poste actuel, ses accès obtenus par délégation dans Osmose sont retirés le dernier jour actif du poste dans Agora.