{"id":3426,"date":"2021-01-18T16:30:32","date_gmt":"2021-01-18T16:30:32","guid":{"rendered":"http:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/?p=3426"},"modified":"2022-11-17T17:51:11","modified_gmt":"2022-11-17T17:51:11","slug":"rappel-des-consignes-de-traitement-des-demandes-de-personnel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/2021\/01\/18\/rappel-des-consignes-de-traitement-des-demandes-de-personnel\/","title":{"rendered":"Rappel des consignes de traitement des demandes de personnel"},"content":{"rendered":"<div id=\"pl-3426\"  class=\"panel-layout\" ><div id=\"pg-3426-0\"  class=\"panel-grid panel-no-style\" ><div id=\"pgc-3426-0-0\"  class=\"panel-grid-cell\" ><div id=\"panel-3426-0-0-0\" class=\"so-panel widget widget_lsow-accordion panel-first-child panel-last-child\" data-index=\"0\" ><div\n\t\t\t\n\t\t\tclass=\"so-widget-lsow-accordion so-widget-lsow-accordion-default-d75171398898-3426\"\n\t\t\t\n\t\t>\n<h3 class=\"widget-title\">Information de traitement pour les demandes de personnel (proc\u00e9dure interne Agora)<\/h3><div class=\"lsow-accordion style2\" data-toggle=\"false\" data-expanded=\"false\"><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 0: Rencontre de planification des renouvellements aux 2 semaines<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Dans le syst\u00e8me de gestion du CHU, ces rencontres se nomment \"Caucus d'\u00e9quipe'.\u00a0Le caucus est<b>\u00a0un outil de planification\u00a0<\/b>qui permet \u00e0 l\u2019\u00e9quipe de se\u00a0coordonner pour le prochain cycle de\u00a0travail.<\/p>\n<ul>\n<li>Coordonner les activit\u00e9s de\u00a0l\u2019\u00e9quipe<\/li>\n<li>Cibler les bloquants<\/li>\n<li>D\u00e9finir les priorit\u00e9s d\u2019actions<\/li>\n<\/ul>\n<p>Afin que ces r\u00e9unions soient les plus efficaces possibles, voici les responsabilit\u00e9s de chacun<\/p>\n<p><strong>RH CRCHU<\/strong> pr\u00e9pare le tableau afin de s'assurer d'avoir toujours l'\u00e9quivalent des renouvellements \u00e0 faire des 12 prochaines semaines.\u00a0 Ceci permet de respecter les pr\u00e9avis de 12 semaines dans le cas de licenciements possible.\u00a0 Lorsque des pr\u00e9avis sont pr\u00e9vus, les coordonnatrices discutent avec les chercheurs pour s'assurer de bien faire les d\u00e9marches.<\/p>\n<p><strong>AGF<\/strong> s'assure d'avoir mis \u00e0 jour le tableau avant la rencontre pour faciliter les \u00e9changes.\u00a0 Il identifie les probl\u00e9matiques et les priorit\u00e9s d'action.<\/p>\n<p>Tous et chacun essaient d'identifier des points d'am\u00e9lioration.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 1 : Dates de d\u00e9but dans les amendements<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Dans la tr\u00e8s grande majorit\u00e9 des cas, la date de d\u00e9but de l'onglet \"Sp\u00e9cifications\" des amendements ne doit pas \u00eatre modifi\u00e9e.<\/p>\n<p>Ce qui est modifi\u00e9 est la date effective, qui indique \u00e0 partir de quand le changement intervient (appara\u00eet en haut \u00e0 droite de l'amendement) et\/ou les p\u00e9riodes de salaire ou de distribution budg\u00e9taire. <\/p>\n<ul>\n<p><strong>Exemple:<\/strong> <\/p>\n<\/ul>\n<ul>\n<p>Un employ\u00e9 a une DP du 01 avril 2018 au 31 mars 2019. Un amendement est cr\u00e9\u00e9 car il change de taux horaire \u00e0 partir du 01 d\u00e9cembre 2018. La date de d\u00e9but de l'onglet \"Sp\u00e9cifications\" doit demeurer le 01 avril 2018. S'il est modifi\u00e9 pour le 01 d\u00e9cembre, cela revient \u00e0 dire que sa DP (donc son contrat) va du 01 d\u00e9cembre 2018 au 31 mars 2019. Il y aura un trou dans son historique (quelle \u00e9tait sa situation entgre le 01 avril et le 30 novembre?).<\/p>\n<\/ul>\n<ul>\n<p>L'indication que l'amendement s'applique \u00e0 partir du 01 d\u00e9cembre va se retrouver dans le champ \"Date effective\" de l'onglet \"Sp\u00e9cifications\" et dans l'onglet \"R\u00e9mun\u00e9ration\" en sp\u00e9cifiant que du 01 avril au 30 novembre le taux horaire \u00e9tait de X, et qu'\u00e0 partir du 01 d\u00e9cembre il est de Y.<\/p>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 2 : Dur\u00e9e des contrats et R\u00e9partition budg\u00e9taire sur 2 ann\u00e9es financi\u00e8res<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Il est recommand\u00e9 de faire des DP d'une dur\u00e9e de 12 mois si les fonds le permettent afin de r\u00e9duire le nombre de DP effectu\u00e9 par employ\u00e9.<\/p>\n<p>Afin de r\u00e9duire le volume de DP \u00e0 traiter en fin d'ann\u00e9e pour les renouvellements, il est sugg\u00e9r\u00e9 de ne pas arr\u00eater la DP au 31 mars mais de viser un renouvellement de 12 mois.<\/p>\n<p>Ainsi, lorsqu'une DP s'\u00e9tale sur 2 ann\u00e9es financi\u00e8res, il est important de faire une ligne par ann\u00e9e financi\u00e8re. Cela a pour but de faciliter le suivi et la v\u00e9rification des estim\u00e9s et des r\u00e9serves.<\/p>\n<p><strong>Exemple:<\/strong><\/p>\n<p>Une DP commence le 01 octobre 2020 et termine le 30 septembre 2021. Dans l'onglet \"Finance\" , faire deux lignes:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none\">\n<ol>\n<li>Du 01 octobre 2020 au 31 mars 2021<\/li>\n<li>Du 01 avril 2021 au 30 septembre 2021<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Qui fait Quoi<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>AGF ajoute les 2 p\u00e9riodes budg\u00e9taires sur la DP dans la bulle FN<\/li>\n<li>GP approuve et fait seulement la r\u00e9serve dans Explo pour la p\u00e9riode budg\u00e9taire en cours.\u00a0 Il ne doit pas faire la r\u00e9serve pour l'ann\u00e9e suivante.\u00a0 La requ\u00eate no 8 leur permet d'identifier en d\u00e9but avril les r\u00e9serves \u00e0 faire.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 3: Distribution budg\u00e9taire avec compte transit<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Comme le projet des comptes transit 1-1 est en place, le compte CHU doit \u00eatre indiqu\u00e9 et le projet UL dans leurs champs respectifs.<\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 4: Code principal<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Un code principal est obligatoire.<\/p>\n<p>Cela doit \u00eatre toujours un compte ouvert. S'il venait \u00e0 fermer, il faut faire un amendement.<\/p>\n<p>Si vous changez le code principal, l'indiquer en note.<\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 5: Distribution automatique<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Cette case doit \u00eatre coch\u00e9e lorsque vous souhaitez que les RH du CHU installent une r\u00e9partition automatique dans le dossier de l'employ\u00e9.\u00a0 Toutefois aucune heure ne devra \u00eatre cod\u00e9e sur le relev\u00e9 de pr\u00e9sence.<\/p>\n<p><strong>Le traitement recommand\u00e9<\/strong> est toutefois que dans la majorit\u00e9 des cas que cette case ne soit pas coch\u00e9e afin de vous permettre de faire coder par l'employ\u00e9, les heures aux projets au fur et \u00e0 mesure des relev\u00e9s de pr\u00e9sence.<\/p>\n<p><span class=\"TextRun SCXW121116656 BCX0\" lang=\"FR-FR\" xml:lang=\"FR-FR\"><span class=\"NormalTextRun SCXW121116656 BCX0\">C'est une bonne habitude \u00e0 prendre afin de respecter la conduite responsable en recherche. <\/span><\/span><\/p>\n<p><span class=\"TextRun SCXW121116656 BCX0\" lang=\"FR-FR\" xml:lang=\"FR-FR\"><span class=\"NormalTextRun SCXW121116656 BCX0\">De plus, co<\/span><\/span>mme l'employ\u00e9 peut varier son temps par projet et que des ouvertures de projets en cours d'ann\u00e9e se font, une distribution automatique install\u00e9e exigerait des amendements de demandes de personnel \u00e0 chaque changement.\u00a0 Cela occasionne un volume de traitement important autant pour les RH du CRCHU, les RH du CHU, la GP et les \u00e9quipes administratives qui doivent aussi revalider si les changements ont correctement \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s.<\/p>\n<p><strong>Qui fait QUOI<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>AGF s'assure de cocher ou non la case distribution automatique pour assurer le bon traitement.\u00a0 Il s'assure d'informer l'employ\u00e9 qu'il doit coder et s'assure de le former \u00e0 cet effet.<\/li>\n<li>RH du CHU installe ou non une distribution automatique dans le dossier de l'employ\u00e9 selon que la case est coch\u00e9e ou non.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 6: Amendement budg\u00e9taire seulement<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Lorsque le seul changement sur la DP est un changement de code budg\u00e9taire sans distribution automatique, il est important d'indiquer \"Amendement budg\u00e9taire seulement\" dans le champs note.<\/p>\n<p>Cet amendement a seulement pour but d'informer la Gestion de projet.<\/p>\n<p><strong>Qui fait Quoi<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>AGF ajuste les infos de la bulle FN, indique en note Amendement budg\u00e9taire seulement\" et approuve<\/li>\n<li>GP approuve sa bulle GP<\/li>\n<li>RH CRCHU t\u00e9l\u00e9verse un document pdf qui indique que les signature ne sont pas requises<\/li>\n<li>RH du CHU constatent la note et viennent cocher la cas \"confirmation RH\" dans l'onglet SP afin de fermer la bulle RH.\u00a0 Aucun changement n'est fait au dossier de l'employ\u00e9 et rien n'est transmis \u00e0 la R\u00e9mun\u00e9ration.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 7: Admissibilit\u00e9 Assurance collective<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Afin d'\u00eatre admissible aux assurances collectives, un employ\u00e9 doit avoir un contrat de\u00a0<strong>20 heures ou plus par semaine<\/strong>\u00a0pour une\u00a0<strong>dur\u00e9e minimale de 3 mois<\/strong><\/p>\n<p><strong>Qui fait Quoi<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>RH CRCHU informe le chercheur que l'employ\u00e9 doit obligatoirement faire \u00e0 chaque semaine 20 heures ou plus sinon il va perdre ces assurances.\u00a0 Une validation trimestriel sera effectu\u00e9e pour s'assurer que les temps partiel font bien au minimum leur 20 heures.<\/li>\n<li>AGF qui approuve les feuilles de temps doit informer les RH CRCHU si l'employ\u00e9 ne fait pas son 20 heures.<\/li>\n<li>RH du CHU saisissent le changement dans le portail IA au fur et \u00e0 mesure des amendements re\u00e7us.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Rappel 8: Valider vos notifications si une DP est en attente de votre approbation<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Chaque collaborateur impliqu\u00e9 dans le processus et responsable d'une bulle doit s'assurer d'aller au moins 2 fois par semaine dans les notifications ou le tableau de bord voir si une bulle est en attente de votre approbation.<\/p>\n<p>La requ\u00eate no 6 permet de visualiser les DP en attente d'une approbation de la GP.<\/p>\n<p>La requ\u00eate no 9 permet de visualiser les DP en attente d'une approbation des RH du CHU.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">Capsules et Quiz sur les traitements appropri\u00e9s<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>&nbsp;<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/agora\/modules-personnel\/capsules-et-quiz\/\">https:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/agora\/modules-personnel\/capsules-et-quiz\/<\/a><\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><\/div><!-- .lsow-accordion --><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Information de traitement pour les demandes de personnel (proc\u00e9dure interne Agora)Rappel 0: Rencontre de planification des renouvellements aux 2 semainesDans le syst\u00e8me de gestion du CHU, ces rencontres se nomment \u00ab\u00a0Caucus d&rsquo;\u00e9quipe&rsquo;.\u00a0Le caucus est\u00a0un outil de planification\u00a0qui permet \u00e0 l\u2019\u00e9quipe de se\u00a0coordonner pour le prochain cycle de\u00a0travail. 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