{"id":3481,"date":"2021-01-22T18:37:21","date_gmt":"2021-01-22T18:37:21","guid":{"rendered":"http:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/?page_id=3481"},"modified":"2024-10-29T14:52:23","modified_gmt":"2024-10-29T14:52:23","slug":"suivi-de-recouvrement-des-comptes-a-recevoir","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/administration\/offre-de-service-service-administration\/facturation-et-comptes-a-recevoir\/suivi-de-recouvrement-des-comptes-a-recevoir\/","title":{"rendered":"Suivi de recouvrement des comptes \u00e0 recevoir"},"content":{"rendered":"
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Dans le cadre des projets de recherche r\u00e9alis\u00e9s au CHU de Qu\u00e9bec - UL, plusieurs factures sont \u00e9mises par l\u2019\u00e9tablissement. Certaines difficult\u00e9s de r\u00e9cup\u00e9ration des sommes, nous ont amen\u00e9 \u00e0 revoir le fonctionnement entre les intervenants de la Direction des ressources financi\u00e8res (DRF) et de la Direction de la recherche (DR). Dans le souci d'\u00e9viter des probl\u00e8mes de mauvaises cr\u00e9ances, nous souhaitons proposer un nouveau m\u00e9canisme pour le suivi des comptes \u00e0 recevoir de la recherche.<\/p>\n

Nous invitons tous les intervenants impliqu\u00e9s dans le suivi des comptes (chercheurs, coordonnateurs, gestionnaires (GS), agents de gestion financi\u00e8re (AGF), adjoints \u00e0 l'administration, etc.) \u00e0 prendre connaissance des diff\u00e9rentes \u00e9tapes de suivi, des \u00e9ch\u00e9anciers et des impacts applicables, le cas \u00e9ch\u00e9ant.<\/p>\n<\/div>\n<\/div><\/div>

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Quelles sont les \u00e9tapes \u00e0 suivre? Qui fait Quoi?<\/div>

MAJ : janvier 2021<\/p>\n

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\u00c9tape<\/td>\nQui<\/td>\nDescription<\/td>\nNombre de jours<\/td>\nImpacts sur l\u2019acc\u00e8s aux fonds dans le compte de recherche<\/td>\n<\/tr>\n
Facturation<\/td>\nService des comptes \u00e0 recevoir, DRF<\/td>\n\u00c0 la suite d\u2019une demande de facturation, le service des comptes \u00e0 recevoir de la DRF proc\u00e9dera \u00e0 l\u2019envoi de la facture par courriel au client ainsi qu\u2019au chercheur, son coordonnateur s\u2019il y a lieu, AGF et l'adresse courriel commune agecompterecherche@chudequebec.ca<\/td>\nJour 1\n

 <\/p><\/td>\n

Aucun\n

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\u00c9tape 1<\/td>\nService des comptes \u00e0 recevoir, DRF<\/td>\nLe service des comptes \u00e0 recevoir de la DRF proc\u00e9dera \u00e0 l\u2019envoi d'un \u00e9tat de compte avec une copie de la facture par courriel au client ainsi qu\u2019au chercheur, son coordonnateur s\u2019il y a lieu, AGF et agecompterecherche@chudequebec.ca<\/td>\nJour 45\n

 <\/p><\/td>\n

Aucun\n

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\u00c9tape 2<\/td>\n\u00c9quipe de recherche, DR (GS, AGF)<\/td>\nSuivi aupr\u00e8s du client par courriel, copie au chercheur et en cc\u00a0 agecompterecherche@chudequebec.ca<\/a>\n

toujours libeller l'objet du courriel en commen\u00e7ant par le num\u00e9ro de facture<\/p><\/td>\n

Jour 60<\/td>\nAucun<\/td>\n<\/tr>\n
\u00c9tape 3<\/td>\n\u00c9quipe de recherche, DR<\/td>\nSuivi aupr\u00e8s du client par courriel, copie au chercheur et en cc\u00a0 agecompterecherche@chudequebec.ca<\/a><\/td>\nJour 90<\/td>\nAucun<\/td>\n<\/tr>\n
\u00c9tape 4<\/td>\nService de la gestion financi\u00e8re de la recherche (GFR) de la DRF<\/td>\nUltimement l\u2019\u00e9tablissement est responsable de la gestion des fonds, ainsi le technicien de la gestion financi\u00e8re de la recherche prend connaissance des courriels de suivis depuis le d\u00e9but, il valide avec l\u2019\u00e9quipe de recherche ou AGF les informations et effectue un suivi aupr\u00e8s du client par courriel ou t\u00e9l\u00e9phone.\u00a0 Il s\u2019assure de faire une communication \u00e9crite (mod\u00e8le lettre l\u00e9gale d\u00e9lai 14 jours pour r\u00e9pondre)<\/strong> au client et copie au chercheur, son coordonnateur s\u2019il y a lieu, AGF et cc\u00a0 agecompterecherche@chudequebec.ca<\/a><\/td>\nJour 120<\/td>\nAucun\n

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\u00c9tapes 5-6<\/td>\nService de la gestion financi\u00e8re de la recherche (GFR) de la DRF<\/td>\nSi toutefois, il n'y a toujours pas de paiement, la GFR comptabilisera une provision pour mauvaise cr\u00e9ances \u00e9quivalente au montant de la facture impay\u00e9e dans le compte du chercheur en l'informant, lui, ainsi que son coordonnateur s\u2019il y a lieu et AGF, de la d\u00e9marche par courriel et cc\u00a0 agecompterecherche@chudequebec.ca<\/a><\/td>\nJour 120 + 14 jours de d\u00e9lai<\/td>\nCette provision qui sera effectu\u00e9e au compte, r\u00e9duira la marge de man\u0153uvre puisqu\u2019elle affectera le solde disponible au compte.\u00a0 Advenant que le solde devienne d\u00e9ficitaire, le compte pourrait \u00eatre bloqu\u00e9 jusqu\u2019au recouvrement. De plus, l\u2019\u00e9tablissement peut couvrir en tout temps les comptes d\u00e9ficitaires avec le compte de fonds de recherche du chercheur. <\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
\u00c9tape 7<\/td>\nService de la gestion financi\u00e8re de la recherche, DRF<\/td>\nD\u00e9faut de paiement, la GFR ainsi que le chercheur d\u00e9cident ou non de faire appel \u00e0 une agence de collection d\u00e9pendamment de l\u2019importance des sommes \u00e0 r\u00e9cup\u00e9rer.\n

1.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Plus de 10 000$, un mandat est donn\u00e9 \u00e0 une agence de collection, la GFR maintiendra la cr\u00e9ance dans le compte jusqu\u2019au r\u00e8glement.<\/p>\n

2.\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0S\u2019il est d\u00e9cid\u00e9 qu\u2019aucune d\u00e9marche de collection n\u2019est entreprise, une radiation de la facture sera effectu\u00e9e.<\/p>\n

Si la d\u00e9marche de collection n\u2019est pas concluante, une d\u00e9cision de faire une d\u00e9marche l\u00e9gale pourra \u00eatre prise avec les affaires juridiques.<\/p><\/td>\n

\u00a0<\/span>\n

Jour 180<\/p>\n

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Dans certains cas, le CRCHU\/DRF pourrait ne plus autoriser aucun autre contrat avec cette compagnie.\n

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P.S. La facturation et le suivi du recouvrement des factures d'\u00e9thique sont faits par le GUR selon les m\u00eames \u00e9tapes ci-haut mentionn\u00e9es et \u00e0 120jrs, la DRF prend le relais puisque ultimement l'\u00e9tablissement est responsable.<\/p>\n<\/div><\/div>

\u00c9l\u00e9ments \u00e0 retenir<\/div>

\u00c9l\u00e9ments \u00e0 retenir\u00a0:<\/p>\n