{"id":1334,"date":"2019-10-23T20:56:24","date_gmt":"2019-10-23T20:56:24","guid":{"rendered":"http:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/?page_id=1334"},"modified":"2025-02-20T20:13:21","modified_gmt":"2025-02-20T20:13:21","slug":"questions-et-reponses-transit-1-1","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/administration\/offre-de-service-service-administration\/suivis-budgetaire-et-previsions\/budgets\/compte-transitoire-vers-projet-universite-laval\/transit\/questions-et-reponses-transit-1-1\/","title":{"rendered":"Questions et r\u00e9ponses : Proc\u00e9dure facturation automatique Transit 1 -1"},"content":{"rendered":"<div id=\"pl-1334\"  class=\"panel-layout\" ><div id=\"pg-1334-0\"  class=\"panel-grid panel-no-style\" ><div id=\"pgc-1334-0-0\"  class=\"panel-grid-cell\" ><div id=\"panel-1334-0-0-0\" class=\"so-panel widget widget_lsow-accordion panel-first-child panel-last-child\" data-index=\"0\" ><div\n\t\t\t\n\t\t\tclass=\"so-widget-lsow-accordion so-widget-lsow-accordion-default-d75171398898-1334\"\n\t\t\t\n\t\t>\n<div class=\"lsow-accordion style2\" data-toggle=\"true\" data-expanded=\"false\"><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">1-Quelle est la proc\u00e9dure en lien avec les r\u00e9serve R85 dans explo?<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Toute demande de personnel impliquant un compte transit n\u00e9cessite une r\u00e9serve dans le R85 du projet UL reli\u00e9.<\/p>\n<p>Cette r\u00e9serve est prise par la GFR (Gestion financi\u00e8re de la recherche, anciennement GP).<\/p>\n<p>R\u00e9serves<\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12.0pt;color: #333333\">Les r\u00e9serves des renouvellements de l'ann\u00e9e suivante seront prises seulement lorsque la tranche de budget du 1er avril sera vers\u00e9e au projet afin de ne pas bloquer les fonds du chercheur pour terminer l'ann\u00e9e. Si l\u2019AGF, apr\u00e8s l'analyse des fonds disponibles restants, constate qu'il est possible de prendre toutes les r\u00e9serves d\u00e8s le traitement de la DP, il doit l'indiquer au technicien GFR en commentaire de prendre la r\u00e9serve.\u00a0 Comme il y a plusieurs demandes de personnel \u00e0 traiter, cela a l'avantage de r\u00e9duire les d\u00e9lais de traitement des r\u00e9serves.<\/span><\/li>\n<li>La GFR indique le num\u00e9ro de r\u00e9serve au moment de l\u2019approbation de la DP sinon ce n\u2019est pas indiqu\u00e9.\u00a0 Un fichier des r\u00e9serves non prises sera partag\u00e9 avec les AGF.<\/li>\n<li>Si la demande de personnel est sur 2 ann\u00e9es, l\u2019AGF doit indiquer les 2 p\u00e9riodes distinctement sur la DP afin de permettre la r\u00e9serve de l\u2019ann\u00e9e en cours.<\/li>\n<li>Dans le cas d'un amendement, les r\u00e9serves doivent \u00eatre ajout\u00e9es.<\/li>\n<li>Dans le cas d'un d\u00e9part, les r\u00e9serves doivent \u00eatre retir\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"margin-bottom: 12.0pt;background: #FCFCFC\"><span style=\"font-size: 12.0pt;color: #333333\">Donc, s'il est impossible de prendre les r\u00e9serves au traitement de la DP, les r\u00e9serves ne seront prises que lorsque la tranche sera vers\u00e9e en d\u00e9but de l\u2019ann\u00e9e financi\u00e8re suivante. Au moment de faire la r\u00e9serve, la GFR doit prendre en compte ce qui a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 factur\u00e9 au projet afin d\u2019ajuster le montant de la r\u00e9serve pour l\u2019ann\u00e9e \u00e0 venir \u00e9tant donn\u00e9 la facturation automatique mensuelle.\u00a0 Les r\u00e9serves doivent \u00eatre prises dans les meilleurs d\u00e9lais.<\/span><\/p>\n<p class=\"elementtoproof\" style=\"margin-bottom: 12.0pt;background: #FCFCFC\"><span style=\"font-size: 12.0pt;color: #333333\">En fin d'ann\u00e9e, les r\u00e9serves seront ajust\u00e9es quand tous les salaires de l'ann\u00e9e qui se termine seront imput\u00e9s..\u202f\u00a0Si une r\u00e9serve doit \u00eatre lib\u00e9r\u00e9e plus t\u00f4t dans l'ann\u00e9e, l'AGF doit le demander au technicien de la GFR.<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">2- Pour une fin de projet, est-ce que je peux demander \u00e0 la GP de facturer un estim\u00e9?<\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p><span>Non. Aucun estim\u00e9 ne peut \u00eatre int\u00e9gr\u00e9 dans la facturation automatique (FA) et tous les comptes transit sans exception sont inclus dans la FA.\u00a0 La seule exception est en fin d\u2019ann\u00e9e pour un estim\u00e9 des courus peut \u00eatre facturer en privil\u00e9giant la facturation automatique qui est beaucoup plus efficace.<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span>Lorsqu\u2019un compte transit est en erreur lors d\u2019une p\u00e9riode, il est essentiel que le technicien GFR valide avec AGF pour r\u00e9gler la situation, on ne peut attendre la p\u00e9riode suivante.\u00a0<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">3- Pour un transit avec une fin de projet (ou fonds insuffisants), comment peut-on facturer les derni\u00e8res d\u00e9penses au projet UL? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>La facturation se fait toujours automatique m\u00eame pour les fins de projet.<\/p>\n<p>Il serait plus simple de finaliser l\u2019utilisation des fonds un mois avant la fin du projet mais ce n\u2019est pas toujours r\u00e9alisable.<\/p>\n<p>Ainsi, pour les fins de projet, s\u2019il y a plus de d\u00e9penses \u00e0 facturer que de solde au compte, la GFR doit traiter la facturation sur 2 lignes.\u00a0 Il y aura deux lignes pour le compte transit. Une premi\u00e8re ligne pour le projet qui se termine et la diff\u00e9rence dans une autre ligne pour un autre projet (le libell\u00e9 devrait indiquer le no. projet). C\u2019est le technicien GFR qui doit venir vers l\u2019AGF pour lui demander des instructions pour la facturation. Ensuite, c\u2019est la responsabilit\u00e9 de l\u2019AGF d\u2019identifier le(s) projet(s) \u00e0 utiliser. Cette op\u00e9ration devrait mettre \u00e0 z\u00e9ro le projet UL.<\/p>\n<p>Cependant le compte transit doit \u00e9galement \u00eatre ferm\u00e9.<\/p>\n<ul>\n<li>Vous devez donc analyser le compte de fa\u00e7on ult\u00e9rieure afin de vous assurer qu'il n'y aura plus de d\u00e9penses qui y seront imput\u00e9es aussi, il est important de demander \u00e0 la GFR de d\u00e9sactiver le plus vite possible les natures de d\u00e9penses pour \u00e9viter que d\u2019autres d\u00e9penses y soient imput\u00e9es.<\/li>\n<li>Coordonner avec le technicien du compte \u00e0 la GFR pour r\u00e9gulariser\/reclasser la balance dans le compte s\u2019il y a lieu vers un autre compte.<\/li>\n<li>Une fois que l'\u00e9criture de revenu aura pass\u00e9, demander de faire fermer le compte transit.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">4- Quelle est la proc\u00e9dure de la GFR pour la facturation automatique (FA)? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><ul>\n<li>La responsable GFR des transits est: Annie Thibodeau<\/li>\n<li>La FA se fait 14 fois par ann\u00e9e. Une fois par p\u00e9riode et la P13 se fait en deux \u00e9tapes.<\/li>\n<li>\u00c0 la date de disponibilit\u00e9 des rapports financiers, le responsable GFR extrait les donn\u00e9es et transmet les lignes en erreurs aux techniciens GFR concern\u00e9s. Le responsable GFR contrev\u00e9rifie que son extraction balance avec les d\u00e9penses dans le programme transit.<\/li>\n<li>Les techniciens corrigent les erreurs eux-m\u00eames et c\u2019est seulement dans les deux cas suivants qu\u2019ils transmettent l\u2019information aux AGF par courriel pour correction:\n<ul>\n<li>Si les fonds sont insuffisants dans le projet<\/li>\n<li>Si le projet est en fin de projet<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Les AGF disposent de 24h pour communiquer la correction. Si la r\u00e9ponse est re\u00e7ue \u00e0 temps, les lignes corrig\u00e9es seront int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 la FA de la p\u00e9riode en cours, autrement ces lignes seront int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 la FA de la p\u00e9riode suivante.<\/li>\n<li>Les techniciens GFR sont responsables de suivre les lignes en erreurs, mais le sp\u00e9cialiste des proc\u00e9d\u00e9s administratifs fait \u00e9galement une v\u00e9rification une fois par p\u00e9riode pour identifier les comptes qui n\u2019ont pas pu \u00eatre factur\u00e9s \u00e0 100% dans la p\u00e9riode pr\u00e9c\u00e9dente.<\/li>\n<li>Ensuite les fichiers sont envoy\u00e9s pour traitement \u00e0 UL. UL proc\u00e8de aussi \u00e0 une contre-validation des soldes disponibles, accepte les transactions et importe dans Peoplesoft.\u00a0 Les transactions apparaitront dans Explo.\u00a0 UL informe la GFR des lignes retir\u00e9es du fichier car en \u00e9cart. Les nouvelles erreurs sont dues aux soldes qui bougent entre le moment que la GFR soumet le fichier et le temps que UL traite les fichiers (environ 5 jours plus tard).<\/li>\n<li>Le responsable GFR confirme \u00e0 un chef de secteur que l\u2019\u00e9criture a \u00e9t\u00e9 comptabilis\u00e9e.\u00a0 Celui-ci envoie un message dans le canal Facturation transit dans teams aux AGF lorsque c\u2019est dans explo et que le revenu est dans GRF.<\/li>\n<li>Le responsable GFR envoie aux techniciens GFR l\u2019information des lignes qui ont \u00e9t\u00e9 supprim\u00e9es de la FA. Les techniciens prennent en note l\u2019information pour demander par courriel aux AGF quoi faire. Les lignes en erreur lors de l\u2019envoi final sont int\u00e9gr\u00e9es au fichier de FA de la p\u00e9riode suivante.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">4a- Quelle est la nomenclature des d\u00e9penses dans Explo ? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><ul>\n<li><span>Le libell\u00e9 demand\u00e9 pour la nomenclature des \u00e9critures demand\u00e9 dans le kaizen est:<\/span><span>\u00a0<\/span>\n<ul>\n<li><span>22-23Px-matricule-nom, pr\u00e9nom (pas d'espace inutile)<\/span><span>\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span>22-23Px-DD-avec le libell\u00e9 exact de l'extraction GRF<\/span><span>\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><span>Si correction, il est important d\u2019utiliser le m\u00eame libell\u00e9<\/span><span>\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">5- Est-ce qu\u2019il y a un calendrier qui d\u00e9crit les d\u00e9lais pour la FA ? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><ul>\n<li><span>Oui. Voir la section calendrier du WordPress. Le calendrier confirme les d\u00e9lais de la GFR, de la DR, et de l\u2019universit\u00e9 pour le traitement de chaque p\u00e9riode financi\u00e8re CHU. Le calendrier est produit par le responsable de la GFR.<\/span><span>\u00a0<\/span>\n<p><span>\u00a0<\/span><span>Voici le lien web:<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/administration\/calendrier-comptable\/\"><span>https:\/\/temp.crchudequebec.ca\/extranet\/dr\/administration\/calendrier-comptable\/<\/span><\/a><span>#<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">6- Je vois des D\u00e9p. Div (ou salaire) dans Explo est-ce que cela veut dire que la totalit\u00e9 de la facturation automatique est trait\u00e9e pour cette p\u00e9riode ? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p><span class=\"TextRun SCXW17362540 BCX0\" lang=\"FR-CA\" xml:lang=\"FR-CA\"><span class=\"NormalTextRun SCXW17362540 BCX0\">Non. Pour chaque FA, un fichier D\u00e9p. Diverses est envoy\u00e9 et \u00e0 cela s\u2019ajoute entre 2 et 4 fichiers pour les salaires. La raison \u00e9tant que le syst\u00e8me UL limite les importations par fichier \u00e0 400 lignes. Une fois les fichiers re\u00e7us \u00e0 l\u2019universit\u00e9 Laval, ils sont trait\u00e9s individuellement et sans consid\u00e9ration pour les autres fichiers. En bref, un fichier salaire peut \u00eatre trait\u00e9 un jour et les autres le lendemain par exemple.\u00a0<\/span><\/span><span class=\"EOP SCXW17362540 BCX0\">\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">7- Est-ce que le calendrier est respect\u00e9 \u00e0 100% ? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p><span>Si la disponibilit\u00e9 des donn\u00e9es financi<\/span><span>\u00e8res<\/span><span> pour la p\u00e9riode est retard\u00e9e, chaque \u00e9tape subs\u00e9quente sera alors repouss\u00e9e elle aussi. Par contre, le responsable GFR de la FA va toujours s\u2019assurer de laisser 24h aux AGF pour r\u00e9pondre aux lignes qui tombent en erreur.\u00a0<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span>\u00a0<\/span><span>La P1 et la P2 sont aussi g\u00e9n\u00e9ralement retard\u00e9es vu la fin d\u2019ann\u00e9e.<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">8- Selon le calendrier, la FA devrait \u00eatre trait\u00e9e mais je ne vois toujours rien dans Explo, est-ce normal ? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p><span>La responsable<\/span><span> \u00e0 la <\/span><span>GFR, s\u2019est engag\u00e9e \u00e0 communiquer avec le chef de secteur lorsque la p\u00e9riode sera trait\u00e9e par UL. Celui-ci en fera la mention dans le canal \u201cFacturation Transit\u201d. La premi\u00e8re \u00e9tape consiste donc \u00e0 v\u00e9rifier dans Teams dans le canal \u201cFacturation Transit\u201d si la mention a \u00e9t\u00e9 faite comme quoi la p\u00e9riode a \u00e9t\u00e9 factur\u00e9e ou pas.\u00a0<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span>\u00a0<\/span><span>Si ce n\u2019est pas le cas, contacter votre chef de secteur pour qu\u2019il valide avec la GFR. <\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">9- Qu&#039;est-ce qui se passe en fin d\u2019ann\u00e9e ? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p><span>Pour respecter la d\u00e9marcation de fin d\u2019ann\u00e9e, l\u2019AGF doit s\u2019assurer que tous les jours ouvrables du dernier mois de l\u2019ann\u00e9e financi\u00e8re (31 mars) soient consid\u00e9r\u00e9s dans leur planification financi\u00e8re pour les projets se terminant \u00e0 cette date.\u00a0 La GFR peut facturer au global (sans d\u00e9tail par nom) selon l\u2019information dans GRF en P13 mais cette \u00e9criture sera vir\u00e9e en P1 et le r\u00e9el avec le nom des employ\u00e9s sera comptabilis\u00e9 et factur\u00e9 afin de faciliter le suivi financier.\u00a0 Si l\u2019information n\u2019est pas disponible dans GRF, un estim\u00e9 selon l\u2019importance relative pourrait \u00eatre demand\u00e9 aux AGF et <\/span><span>\u00eatre<\/span><span> inclus \u00e0 m\u00eame une facturation automatique ind\u00e9pendante et exceptionnelle si le r\u00e9el ne peut \u00eatre disponible \u00e0 temps.\u00a0 <\/span><\/p>\n<p><span>D\u2019autre part, la fin d\u2019ann\u00e9e financi\u00e8re UL \u00e9tant le 30 avril, la GFR est en mesure de fournir les courus de salaires \u00e0 la fin de la P1 afin de leur permettre une bonne d\u00e9marcation de leur ann\u00e9e financi\u00e8re.\u00a0 \u00c0 noter que cette collaboration (GFR et UL) n\u2019engendre aucun travail suppl\u00e9mentaire pour les AGF.<\/span><span>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><div class=\"lsow-panel\" id=\"\"><div class=\"lsow-panel-title\">10- Est-ce qu&#039;il y a encore des demandes de paiements ? <\/div><div class=\"lsow-panel-content\"><p>Non mais une demande de paiement pourrait \u00eatre faite exceptionnellement pour une raison exceptionnelle.<\/p>\n<\/div><\/div><!-- .lsow-panel --><\/div><!-- .lsow-accordion --><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>1-Quelle est la proc\u00e9dure en lien avec les r\u00e9serve R85 dans explo?Toute demande de personnel impliquant un compte transit n\u00e9cessite une r\u00e9serve dans le R85 du projet UL reli\u00e9. 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